SAP Information Lifecycle Management (ILM) - was kann das?

In den 2000er-Jahren erschütterten diverse Wirtschaftsskandale die USA. In Folge wurden die nationalen gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der von Unternehmen nachzuhaltenden Dokumentation deutlich verschärft. Als Antwort hierauf entwickelte SAP das neue Produkt SAP Information Lifecycle Management (ILM), das auch international den Weg in den Markt fand. Zielsetzung des Produktes ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen,

  • SAP-Daten so lange zu behalten, wie sie benötigt werden,
  • prozessual nicht mehr benötigte Daten zu archivieren und
  • archivierte Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auch physisch zu löschen

Im Zuge der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (EUDSGVO) wurde SAP ILM nun um einige Funktionen erweitert und erlebt in diesem Zusammenhang einen zweiten Frühling. Im Folgenden wird gezeigt, wie SAP ILM funktioniert und was bei einem Einführungsprojekt zu beachten ist.

SAP ILM als Archivierungswerkzeug Architektonisch setzt SAP ILM nahtlos auf den weitverbreitet genutzten SAP-Archivierungsobjekten auf. Diese werden seit jeher verwendet, um ein SAPIS-U / ERP-System von (Bewegungs-) Daten zu befreien, die prozessual nicht mehr relevant sind. Das könnten beispielsweise Daten zu einem beendeten Stromliefervertrag nach Ablauf der möglichen Frist für eine Stornierung sein. Entsprechende SAP-Daten sollen nach Ablauf dieser Frist nicht mehr geändert werden können – sofern es nicht unternehmensinterne Kulanzregelungen gibt, die über die gesetzlich vorgesehenen Fristen hinausgehen. Für Zwecke der Steuer- und Wirtschaftsprüfung müssen diese Daten jedoch für zehn Jahre lesend im Zugriff bleiben.

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