System-Auswahl und Ausschreibung

Optimale Systemauswahl im Rahmen einer (europäischen) Ausschreibung, um die Kosten zu senken und das Kerngeschäft zu unterstützen

Die wesentlichen Gründe für eine Ausschreibung sind der Wunsch des Kunden, die bestehende Systemlandschaft zu optimieren, neue gesetzliche Vorgaben zu implementieren oder die Vorgabe, nach einer gewissen Laufzeit des aktuellen Dienstleistervertrages die Leistungen ausschreiben zu müssen. Insbesondere gilt es den Zeitpunkt richtig zu wählen, damit die Ausschreibung rechtzeitig durchgeführt werden kann und keine Probleme bei der Kostenanerkennung durch die Bundesnetzagentur entstehen.

Ein Ausschreibungsprozess muss langfristig vorbereitet werden, da die wesentliche Grundlage ein Lastenheft darstellt. Der Prozess der Ausschreibung selbst ist abhängig vom Volumen der auszuschreibenden Leistung. Übersteigt das Volumen vorgegebene Schwellenwerte, so ist eine europäische Ausschreibung mit klaren zeitlichen Vorgaben verpflichtend. Der Start an sich ist frei wählbar.

Während der Vorbereitung der Ausschreibung und Bewertung müssen die internen Ansprüche von Fachabteilungen, Einkauf und Geschäftsführung berücksichtigt und konsolidiert werden. Eine aktive Einbeziehung aller Beteiligten ist hierbei notwendig, um den Zielkonflikt aus Anforderungen und Kosten optimal zu lösen.
Der gesamte Prozess muss unter intensiver Einbindung des Einkaufs und ggf. der Rechtsabteilung des Kunden erfolgen.

Unsere erfahrenen Berater unterstützen Sie während des gesamten Prozesses der Ausschreibung, bei Bedarf auch bereits durch die Lastenhefterstellung und bis zum Vertragsabschluss mit dem (ggf. neuen) Dienstleister. Dabei wird strikt auf die Einhaltung der Konformität mit geltenden Bestimmungen geachtet.

Darstellung Trichtermodell
Darstellung Systemauswahl

Ihre Vorteile:

  • Sorgfältige Vorbereitung und Durchführung der (europäischen) Ausschreibung (ggf. unter Beachtung weiterer gültiger Vorgaben)
  • Durchgängige Begleitung der (europäischen) Ausschreibung
  • Strukturierte Bewertung der Angebote
  • Ausgewählte Systemanbieter (Short-List) zur Teilnahme an der Ausschreibung
  • Vertrag mit Systemanbieter(n)

Unsere Beratungslösungen:

Vorbereitung der Ausschreibung

  • Festlegung der Vorgehensweise, z. B. anhand Vorgaben bei europäischer Ausschreibung
  • Festlegung von Zuschlags- und Eignungskriterien
  • Erstellung einer Bewertungsmatrix
  • Begleitung der internen Abstimmung (Stakeholdermanagement)

Begleitung der Präqualifikation

  • Strukturierte Bewertung und Priorisierung potenzieller Systeme und deren Anbieter
  • Bedarfsweise Durchführung von Vorgesprächen und Referenzkundenbesuchen
  • Identifikation möglicher Anbieter zur Umsetzung des Lastenhefts
  • Recherche zu Detailinformationen
  • Festlegung und Priorisierung von qualitativen und quantitativen Bewertungskriterien zur Vorauswahl der Anbieter
  • Bewertung der potenziellen Anbieter und Dokumentation der Ergebnisse

Ausschreibung und Anbieterauswahl

  • Festlegung und Priorisierung der Entscheidungskriterien bei den Angeboten
  • Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen
  • Festlegung der Verantwortlichkeiten für die Beantwortung von Rückfragen
  • Prüfen und Bewerten der Teststellungen
  • Auswertung der Angebote und Dokumentation der Ergebnisse
  • Kommunikation der Ergebnisse
  • Vertragsverhandlungen und -abschluss

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